Tại sao cần setup chuyên nghiệp?
Khi nhận mẫu 1099, bạn không còn là nhân viên mà đã trở thành một chủ doanh nghiệp. Việc thiết lập hệ thống chuẩn chỉnh không chỉ giúp bạn trông chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, mà còn cứu bạn khỏi những rắc rối pháp lý và thuế với IRS.
5 Bước thiết lập cơ bản
- Tách biệt tài chính: Mở một tài khoản ngân hàng kinh doanh (Business Bank Account) riêng biệt. Đừng bao giờ nhận tiền của khách vào tài khoản cá nhân. Việc này giúp bạn dễ dàng theo dõi thu nhập và chi phí, chuẩn bị sẵn sàng cho mùa thuế.
- Xin EIN: Thay vì dùng số An sinh Xã hội (SSN) cá nhân cho các giấy tờ kinh doanh, hãy xin Employer Identification Number (EIN) từ IRS. Nó miễn phí và giúp bảo mật SSN của bạn.
- Sử dụng Invoice chuyên nghiệp: Đừng yêu cầu khách hàng trả tiền qua Zelle hay Venmo cá nhân với nội dung "tiền làm móng". Hãy gửi Invoice đàng hoàng ghi rõ tên doanh nghiệp, dịch vụ đã cung cấp, ngày tháng, và số tiền. Các phần mềm như QuickBooks, Wave, hoặc Square có thể giúp bạn.
- Theo dõi chi phí (Bookkeeping): Giữ lại TẤT CẢ hóa đơn (receipts) liên quan đến công việc: tiền mua đồ nghề, tiền xăng xe đi gặp khách, tiền học nâng cao tay nghề. Đây là những khoản chi phí hợp lệ (Deductions) giúp giảm số tiền thuế bạn phải đóng.
- Lên lịch đóng thuế ước tính (Estimated Tax): Không có ai giữ lại tiền thuế hộ bạn. Đánh dấu vào lịch 4 ngày phải nộp thuế cho IRS: 15/4, 15/6, 15/9 và 15/1 năm sau.